การเลือกฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ของโครงการระบบ EIS

      การพิจารณาเลือกฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ จะต้องพิจารณาถึงข้อดี ข้อเสีย และข้อจำกัดความต้องการขององค์กร และเงื่อนไขต่างๆ ขององค์กร เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ มีมากมาย หลายประเภท แต่ละประเภทจะมีข้อดี ข้อเสียแตกต่างกันไป

     เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์

     เทคโนโลยีฮาร์ดแวร์ อาจแยกออกเป็นสองประเภทหลักๆ คือ
          1. รวมศูนย์ประมวลผล

              ได้แก่ การประมวลรายการกระทบยอดทุกรายการจะกระทำที่คอมพิวเตอร์หลักหนึ่งตัว หรืออาจแยกเป็นมากกว่าหนึ่งตัว ขึ้นกับพื้นที่ หรือประเภทของงาน การประมวลผลแบบรวมศูนย์ คอมพิวเตอร์ จะต้องบริการจุดติดต่อ (Terminal) หลายข้อดีของระบบประมวลผลเช่นนี้ คือความเป็นมาตรฐานในการดำเนินงาน รูปแบบ วิธีการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ จะมีลักษณะ ที่ไปในทิศทางเดียวกัน ง่ายต่อการกำหนด/ควบคุม และสรุป รวบรวม ส่วนข้อเสีย คือ งบประมาณในการลงทุนด้านอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถบริการงานทั้งองค์กร จะเป็นเงินที่สูงมาก และอาจถูกโจมตี ทำลายจากผู้บุกรุก (Hacker) ได้โดยง่าย

          2. แยกศูนย์ประมวลผล (ศูนย์ประมวลผลแบบกระจาย)

              หลักการคือ การประมวลผลจะถูกส่งไปประมวลผลที่คอมพิวเตอร์หลักหลายจุด จากเดิมมีเพียงจุดเดียว หลักการแยกศูนย์ฯ ยังสามารถมองได้ในสองแนวทางคือ
              - แยกศูนย์ประมวลผลหลัก (Decentralization) กล่าวคือ จุดติดต่อจะส่งงานไปประมวลผลที่คอมพิวเตอร์หลักที่ตนเองสังกัดอยู่ เช่น คอมพิวเตอร์หลักดูแลลูกค้าในเขตภาคเหนือเป็นต้น แนวทางนี้ยังคงได้ข้อดี ของวิธีการรวมศูนย์ประมวลผลไว้เช่นเดิม และมีข้อดีพิเศษเพิ่มเติมคือการลงทุนสามารถเลือกกระทำในปริมาณและขนาดที่เหมาะสมกับปริมาณงานที่ต้องการใช้บริการได้
              - แยกศูนย์ประมวลผลแบบกระจาย (Distributed Processing) หลักการจะผิดจากแนวคิดเดิมที่จุดติดต่อ ซึ่งเดิมเป็นเพียงจุดรับ และจุดส่งข้อมูล (Terminal) แต่ในแนวทางใหม่จุดติดต่อยังสามารถประมวลผลงานได้ด้วยในตัวของมันเอง และด้วยความสามารถในการติดต่อเชื่อมโยงใช้ ทรัพยากรร่วมกัน (Share resource) ของระบบปฏิบัติการรุ่นใหม่ๆ จุดติดต่อจึงสามารถเชื่อมต่อเข้าไปยังคอมพิวเตอร์ตัวอื่นๆ เพื่อขอใช้ข้อมูล ขอใช้ทรัพยากรอื่นๆ (CPU , RAM , Hard disk, แฟ้มข้อมูล,….......) หลักการนี้เรียกจุดติดต่อว่า ไคแอนท์(client) และคอมพิวเตอร์ที่ให้บริการ (Server) ในการออกแบบการปฏิบัติงานอาจเลือกได้หลายแนวทาง เช่น หนึ่งการขอใช้ทรัพยากรจากคอมพิวเตอร์บริการอย่างเดียว ส่วนการประมวลผลทำที่ตัวไคแอนท์ และสองคอมพิวเตอร์บริการช่วยการประมวลผลให้ได้ไคแอนท์ (คล้ายรวมศูนย์ประมวลผล) ในการแยกศูนย์ประมวลผลแบบกระจาย อาจแยกหน่วยคอมพิวเตอร์ บริการหลายๆ เครื่องเพื่อดูแลงานต่างๆ กันไป หากผู้ใช้งาน (จุดติดต่อ-ไคแอนท์) ต้องการ เช่น


รูปที่ 6 แสดงตัวอย่างการประมวลผลแบบกระจายศูนย์ประมวลผล (Distributed processing)
 

      เทคโนโลยีซอฟต์แวร์

     การพัฒนาซอฟต์แวร์ EIS สามารถเลือกได้ในสองวิธีคือ การพัฒนาเอง และการจัดซื้อ-จัดจ้าง การพัฒนาซอฟต์แวร์อาจใช้ภาษาการเขียนโปรแกรม (Programming language) ภาษา ต่างๆ เช่น ภาษาซี ภาษาจาวา เป็นต้น นอกจากนั้นยังมีบริษัทต่างๆ พัฒนาซอฟต์แวร์พิเศษช่วยผู้ใช้ในการจัดทำซอฟต์แวร์ EIS ได้สะดวกยิ่งขึ้น ได้แก่

     ชื่อผลิตภัณฑ์ ผู้ผลิต
          1. Holos Holistic           System
          2. AS Visnalizer             IBM
          3. Express/EIS              Oracle IRI
          4. SAS , SAS/EIS         SAS

     ไม่ว่าจะเป็นการจัดทำพัฒนาซอฟต์แวร์ EIS ด้วยองค์กรเอง หรือใช้ซอฟต์แวร์พิเศษช่วยการพัฒนาก็ตามความต้องการของหลักๆ (จุดประสงค์) ของซอฟต์แวร์ EIS ควรจะสามารถทำงาน ในด้านต่างๆ หลักๆ ดังภาพ



รูปที่ 7 ความต้องการหลักๆ ที่พึงมีของซอฟต์แวร์ระบบงาน EIS

     คุณลักษณะของซอฟต์แวร์ EIS
     คุณลักษณะของซอฟต์แวร์ EIS ที่จะพัฒนาควรจะประกอบด้วยลักษณะดังต่อไปนี้
          1. คุณลักษณะด้านการใช้งาน
               - สามารถนำเสนอรายงานความก้าวหน้า รายงานนอกเหนือความปกติ รายงานสถานภาพปัจจุบันของระบบงานต่างๆ ได้
               - สามารถนำเสนอจัดทำรายงานที่หลากหลายรูปแบบ หลากหลายประเภท กลุ่ม หมวดหมู่ของข้อมูลสั่งการกับผู้ใช้งาน (user) ระบบอื่นๆ ได้หลายรูปแบบ
               - วิธีการเข้าถึง/สืบค้นข้อมูลสามารถปฏิบัติด้วยวิธีการต่างๆ หลายวิธี เช่น คำย่อ รหัสผ่านหรือ แจกแจงรายการแสดง (list)
               - การเข้าถึง/สั่งการซอฟต์แวร์ กระทำโดยง่าย มีเส้นทางไป/กลับชัดเจน เช่น โดย เมนู pull-down หรือ pop-up เป็นต้น
               - สามารถจัดทำรายงานออกหน้าจอ กระดาษ แผ่นใส หรือฟิล์ม สไลด์ เป็นต้น
               - สามารถเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ เช่น E-mail , Spread shut เป็นต้น
               - รวบรวม/สนับสนุนคำสั่ง เพื่อการช่วยวิเคราะห์ต่างๆ เช่น สถิติ การเงิน ได้แก่ การวิเคราะห์ เป้าหมาย (goal seeking analysis) การวิเคราะห์จุดเหมาะสม (optimization) เป็นต้น
                - ความสามารถในการสกัดข้อมูลภายใต้เงื่อนไขที่กำหนดจากแฟ้มฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
               - สามารถเชื่อมต่อ แลกเปลี่ยน ดึงข้อมูล ปรับปรุงข้อมูล จากหลากหลายฐานข้อมูล
               - สามารถแสดงข้อมูลออกมาในเชิงกราฟฟิก ตาราง หรือตัวอักษร บนหน้าจอเดียวกันได้
               - สามารถบูรณาการ เชื่อมต่อข้อมูลทั้งจากภายนอก และภายใน ทั้งที่อยู่ในลักษณะข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Soft data) หรือข้อมูลบนเอกสาร สื่อสิ่งพิมพ์ (Hard data)
               - ช่วยสนับสนุนการควบคุมบริหารโครงการได้
               - สามารถเข้าถึง ใช้งาน จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ (E-mail)
               - บริการสื่อสนับสนุนอื่นๆ เช่น ปฏิทิน โทรศัพท์ การบันทึก (organizer) ฯลฯ

          2. คุณลักษณะด้านระบบ (System functions)
             - เป็นสถาปัตยกรรมแบบปิด (Open Architecture) สามารถใช้งานร่วมกับซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์อื่นๆ โดยง่าย
             - มี Online Help screen หรือ Context Help screen ช่วยผู้ใช้งานในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น
             - มีชุดคำสั่งช่วยงาน (Command file) ช่วยให้ผู้ใช้เขียนคำสั่ง สั่งการได้สะดวกยิ่งขึ้น เร็วขึ้น แทนที่ต้องเขียนคำสั่งมากๆ ทุกหนที่ต้องการ
            - มีระบบช่วยการออกแบบหน้าจอต่างๆ
            - มีระบบพัฒนาต้นแบบของโปรแกรม
            - มีเครื่องมือช่วยในการพัฒนาระบบสั่งการต่างๆ เช่น การโยกย้ายวัตถุ (drag-and-drop)
            - มีระบบช่วยรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและหน้าจอ
            - มีระบบกู้ภัย/สำรองแฟ้มข้อมูล/ระบบงาน
            - มีระบบตรวจสอบการใช้งานของระบบ EISฅ
            - มีเครื่องมือช่วยการบริหาร/จัดการระบบ EIS
            - การพัฒนา/บำรุงรักษามีเครื่องต่างๆ บนพื้นฐานของการพัฒนาเชิงวัตถุ (object-oriented)

การจัดการต่อต้านโครงการ

     ระบบ EIS ที่จะติดตั้งใช้งานในองค์กร มักจะถูกต่อต้านโดยบุคลากรภายในองค์กร ซึ่งเคยปฏิบัติภารกิจ หรือทำหน้าที่ควบคุมข้อมูลข่าวสารของระบบงานต่างๆ การพิจารณาถึงสาเหตุจะช่วย เป็นแนวทางในการป้องกัน/แก้ไข ระบบ EIS ให้ผ่านพ้นการต่อต้าน และได้รับการยอมรับให้ใช้งานได้อย่างดี
     สาเหตุแห่งการต่อต้าน ได้แก่
          - ทำไมจึงจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ผู้ที่เกี่ยวข้องไม่เข้าใจถึงสาเหตุ ความจำเป็นผลดี ผลเสีย ผลกระทบประโยชน์ที่จะได้รับของโครงการ EIS
          - เทคโนโลยี ความเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์เป็นไปอย่างรวดเร็ว และตลอดเวลา ทำให้บุคลกรเกิดความกลัวที่ต้องเรียนรู้ ทำความเข้าใจในสิ่งใหม่ๆ บางคนปิดรับการเรียนรู้ กระทั่งต่อต้านการใช้เทคโนโลยี
          - การกลัวสูญเสียการควบคุมข้อมูล ข่าวสารเดิม การปฏิบัติงาน การพิจารณาอนุมัติ เรื่องเดิมๆ ที่ผู้บริหาร/ผู้ควบคุมข้อมูลนั้นๆ เคยดำเนินการไว้อาจถูกจัด หยิบยก สรุป มาให้เห็นสิ่งที่ทำไว้ ว่าไม่ถูกต้อง และจะมีผลเสียต่อผู้รับผิดชอบเดิมไม่มากก็น้อย
          - การสูญเสียบทบาท อำนาจ/หน้าที่ บุคคลบางกลุ่มอาจถูกลดอำนาจ/หน้าที่ บทบาทในงานบางงานลง หรือบางคนอาจต้องถูกย้ายงาน และ/หรือเลิกจ้าง เป็นต้น

     แหล่งต่อต้าน อาจมาจากหลายแห่งด้วยกัน ดังนี้
          - ผู้ใช้ (user) ผู้บริหารต้องการข้อมูล ข่าวสารจำนวนมากมาย ผู้ใช้งานระบบจะต้องทำหน้าที่ในการจัดเตรียมข้อมูลมากขึ้น เป็นภาระหนัก การต่อต้านระบบ EIS จะช่วยให้ภารงานลดน้อยลงได้บ้าง
          - ผู้บริหารระดับกลาง (middle manager) ตามแผนงานระบบ EIS สามารถหา ประสิทธิภาพของผู้บริหารระดับกลางได้ทันที ผู้บริหารระดับกลาง จะต้องตื่นตัวเสมอและพร้อมถูกย้ายออกจากงานหากบกพร่อง
          - ผู้ให้บริการข้อมูล (Data Supplier) ได้แก่ ผู้ทำหน้าที่จัดหา จัดเตรียม รวมรวม ตรวจสอบ นำเข้าข้อมูลสู่ระบบ หากระบบ EIS มีความต้องการข้อมูลจำนวนมาก ผู้ให้บริการข้อมูลจะต้องบริหารงานที่หนัก ยิ่งขึ้น
          - ผู้ปฏิบัติงานในศูนย์คอมพิวเตอร์ผู้บริหารชั้นสูง มักหวังพึ่งพาความรู้ ความสามารถทางเทคนิค วิชาการจากบุคลกร โดยเฉพาะศูนย์คอมพิวเตอร์ บ่อยครั้งบุคลากรมีความรู้ไม่พอ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ไม่พร้อม ทำให้ศูนย์คอมพิวเตอร์ไม่กล้าเสนอตัวพัฒนาโครงการ EIS
           - คณะผู้บริหารระบบ EIS ข้อมูลข่าวสารของระบบ EIS หากก้าวล้ำถึงความลับส่วนบุคคล หากถูกบุคคลไม่ปรารถนาดี นำไปขู่บังคับ ข่มขู่ บุคคลอื่นๆ จะก่อให้เกิดความเสียหายที่รุนแรงต่อองค์กรบุคลากร ได้ คณะผู้บริหาร EIS หลายคนจึงมักไม่ค่อยเห็นด้วย เพราะไม่แน่ใจว่าตนจะตกเป็นเป้าหมายข่มขู่ในวันใด

     การจัดการการต่อต้านระบบ EIS
     การจัดการการต่อต้านได้แก่ การให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการวิจารณ์ พัฒนา บำรุงรักษา และใช้งานระบบ EIS นอกจากนั้นการนำเสนอผลดี ผลเสีย ประโยชน์ของระบบ EIS ต่อบุคลากรของ องค์กร จะช่วยให้เห็นภาพความจำเป็นของระบบ EIS สุดท้ายการป้องกันความปลอดภัย ความลับ ข้อมูลในระบบ EIS ถูกเปิดเผย/เผยแพร่ ใช้ในทางที่ไม่ถูกต้อง จะต้องได้รับการปฏิบัติอย่าง เข้มงวด เพื่อเพิ่มความมั่นใจให้แก่บุคลากร

     การพัฒนาและติดตั้งใช้งานระบบ EIS
     การพัฒนาระบบ และติดตั้งใช้งานระบบ EIS จะเป็นขั้นตอนเดียวกับวงจรการพัฒนาระบบข่าวสารขององค์กร (System Development lifecycle) ซึ่งอาจจะพัฒนาแบบวิธีการ โครงสร้าง หรือแบบเชิงวัตถุ

     การพัฒนาระบบ EIS
     ก่อนการเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบข่าวสาร (SDLC) คณะผู้พัฒนาระบบ EIS จะตรวจสอบตารางสรุป สารสนเทศที่ต้องการของระบบ EIS ก่อน จากนั้นจะตรวจสอบว่าข้อมูล (Data class) นั้น ปรากฏอยู่ในการปฏิบัติงานรายการกระทบยอด (Transaction prosing System : TPS) ระบบใดระบบหนึ่ง หรือไม่ (ในกรณีระบบ EIS เป็น ผู้ใช้-user) หากไม่ปรากฏ สารสนเทศดังกล่าวในระบบ TPS ใดๆ หมายถึง จะต้องจัดส่งใบสั่งความต้องการพัฒนา ข่าวสารนั้นๆ แก่ผู้วิเคราะห์ระบบไปทำการพิจารณา พัฒนาสารสนเทศนั้นๆ ขึ้นมา ในกรณีที่ปรากฏ สารสนเทศดังกล่าว แต่รูปแบบสารสนเทศอาจไม่อยู่ในรูปแบบที่ระบบ EIS ต้องการจะส่งใบสั่งความต้องการในการปรับปรุงรูปแบบข่าวสารต่อไป
     หากสารสนเทศที่ต้องการมีลักษณะเป็นการจัดสร้าง (Create-c) โดยระบบ EIS หมายถึงสารสนเทศดังกล่าว มิได้ปรากฏในระบบ TPS ใดๆ อาจเป็นข้อมูลเฉพาะกิจที่ช่วยประกอบการ ตัดสินใจ หรือเป็นข้อมูลจากระบบช่วย ตัดสินใจพิเศษ (DSS) หรืออาจเป็นข้อมูลจากแหล่งข้อมูลภายนอก ผู้พัฒนาจะต้องพัฒนาข่าวสารดังกล่าวขึ้นมาใหม่โดยตรงต่อไป



รูปที่ 8 การพิจารณาประเภทสารสนเทศและการพัฒนา EIS
 

การจัดการติดตั้งใช้งานระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง

     เมื่อได้พัฒนาระบบ EIS สำเร็จแล้วจะมีการทดสอบระบบงานให้มีความถูกต้องในขั้นต้น ผู้พัฒนาจะพิจารณาหาวิธีการติดตั้งระบบงาน EIS ที่เหมาะสมซึ่งอาจจะเป็นวิธีคู่ขนาน (parallel conversion) วิธีใช้งานระบบใหม่ทันที (Direct cutover) วิธีค่อยๆ ปรับเปลี่ยนเป็นระยะๆ (phase-in conversion) หรือวิธีการทดลองใช้งานระบบ (Pilot conversion) โดยหลักการ แล้วระบบ EIS มักไม่ถูกเร่งรัดด้วยเวลา และผู้บริหารมักมีความชำนาญในการใช้งานระบบ EIS - คอมพิวเตอร์ ส่วนมากระบบ EIS มักไม่มีขอบข่ายที่ใหญ่โตมากนัก การเลือกวิธีทดลองใช้ระบบ งานจะช่วยการทดสอบระบบงาน EIS ไปด้วยในขณะเดียวกัน แต่หากเงื่อนไขผิด แตกต่างไป วิธีการปรับเปลี่ยนวิธีอื่นๆ อาจมีความเหมาะสมกว่าก็ได้

สรุป

     ในการพัฒนาระบบข่าวสารเพื่อการบริหารชั้นสูง ผู้บริหารจะต้องพยายามกำหนดความต้องการข่าวสารต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับภารกิจในการวางแผน กำหนดนโยบาย เพื่อบรรลุเป้าหมายของ องค์กรให้มากที่สุด จากนั้นจึงระบุแหล่งที่มาของข้อมูล ซึ่งอาจจะมาจากภายในหรือภายนอกองค์กร แล้วจึงทำการพัฒนาระบบข้อมูล-ข่าวสารที่เกี่ยวข้อง ระบบฐานข้อมูลที่ได้จากการจัดทำการ รวบรวมจะถูกประมวลผลเป็นสารสนเทศในท้ายสุด
     ระบบฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เป็นสิ่งที่ผู้พัฒนาระบบ EIS ต้องตระหนักถึง โดยอยู่บนหลักพื้นฐานต่างๆ เช่น อำนวยความสะดวกต่อผู้บริหารในการเรียนรู้ เข้าใจ ใช้งานได้ด้วยตนเอง มีความคล่องตัวประสานงานกับผู้บริหารอื่นๆ ได้ พร้อมๆ กัน ไม่ว่าจะอยู่สถานที่หรือเวลาใด
     การเปลี่ยนแปลงผลการตัดสินใจของผู้บริหารให้เป็นรูปธรรม เช่น แปรเป็นแผนงาน มาตรการ โครงการฯลฯ สู่ผู้ปฏิบัติงาน การวัดผล/ตรวจสอบประสิทธิภาพการปฏิบัติตามแผนงานได้อย่าง สะดวก รวดเร็ว ล้วนเป็นเป้าหมายหลักๆ ของผู้บริหาร ซึ่งระบบข่าวสาร EIS พึงมี ทั้งนี้เพื่อการธำรงไว้ การอยู่รอด และความเจริญรุ่งเรืองขององค์กร สืบไป

| 1 | 2 | 3 |