แน่ใจว่ารู้จัก 5 ส. ดีแล้ว

โดยพื้นฐาน กิจกรรม 5 ส. จะพูดถึงการปรับพฤติกรรมแบบง่ายๆ ในการจัดการข้าวของเครื่องใช้ในการทำงานของพนักงานแต่ละคน การปรับพฤติกรรมดังกล่าว ถูกแบ่งเป็น 5 เรื่องใหญ่ๆ คือ

1. การแยกแยะสิ่งของต่างๆ ให้ชัดเจน คือ “สะสาง”
2.
การจัดหมวดหมู่สิ่งของให้ง่ายต่อการใช้ คือ “สะดวก”

3. การรักษาความ “สะอาด” สิ่งของเครื่องใช้ของตนเองอย่างทั่วถึง
4. หมั่นทำ 3 ประการแรก โดยยึดถือหลัก “สุขลักษณะ” เป็นสำคัญ
5. ทำกิจกรรมทั้งหมดอย่างต่อเนื่องจนเคยชิน กลายเป็นการ “สร้างนิสัย” ให้มีระเบียบวินัย

            กิจกรรม 5 ส. หมายถึงการดูแลรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยของสถานที่ทำงานหรือสถานประกอบการ ซึ่งนั่นเป็นการอธิบายในขั้นต้น แต่ที่จริงๆ แล้ว 5 ส. ยังเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และการเพิ่มผลผลิตโดยตรง หลักการของ 5 ส.  เป็นรากฐานสำคัญของเป็นการพัฒนาทรัพยากรบุคคล
            กิจกรรม 5 ส. จะมุ่งการพัฒนาคนในองค์กร คือ มุ่งให้พวกเขาหันกลับมาพัฒนาตนเองก่อนเป็นอันดับแรก คือ “ฝึกให้รู้จักระเบียบให้กับตนเอง”
แทนที่จะให้คนอื่นมาควบคุมบังคับ คนที่อุปนิสัยแบบ 5 ส. จะสามารถควบคุมตัวเองได้ และเมื่อควบคุมบังคับตังเองหรือจัดระบบระเบียบให้กับตนเองได้แล้ว การจัดระบบระเบียบให้กับการทำงานก็จะเกิดขึ้นตามมา ซึ่งแน่นอนว่าย่อมส่งผลต่อเป้าหมายในการทำงานหรือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น

โปรดอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมจากหัวข้อต่อไปนี้

bullet

5 ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน

bullet

ใครควรเริ่มทำ 5 ส. ก่อน

bullet

จุดกำเนิดของ 5 ส.

bullet

5 ส.เข้ามาสู่ประเทศไทยได้อย่างไร

bullet

5 ส. คือมาตรฐานการทำงานและความภาคภูมิใจ

5 ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน

            5 ส. ถูกเข้าใจผิด หรือถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ซึ่งส่งผลให้องค์กรไม่ได้รับประโยชน์อะไรเพิ่มขึ้น ซ้ำยังอาจต้องสูญเสียสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น จึงต้องทำความเข้าใจเป้าหมายและความเป็นจริงของกิจกรรม 5 ส. ให้ถ่องแท้
            ความเข้าใจที่คาดเคลื่อนเกี่ยวกับ 5 ส. ประการแรก จะพบว่าพนักงานในองค์กรส่วนใหญ่ เมื่อทราบว่าต้องทำ 5 ส. ก็มักจะบ่นว่าเป็นเรื่องจุกจิกบ้าง เสียเวลาทำงานบ้าง บางคนถึงขนาดบอกว่า ของที่วาง(สุมๆ)อยู่บนโต๊ะดีๆ มาให้ย้ายให้เปลี่ยน เวลาจะหยิบใช้เลยหาไม่เจอ ซึ่งบรรดาพนักงานที่บ่นอย่างนั้นแสดงว่า ยังเข้าใจ 5 ส. อย่างเผินๆ เข้าใจว่า 5 ส. คือการจัด “โต๊ะทำงาน” เท่านั้น
            ที่ถูกต้อง 5 ส. คือการสร้าง “นิสัย” คือ นิสัยของความมีระเบียบ นิสัยความรับผิดชอบต่อตนเอง และนิสัยที่เอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และที่สำคัญการนำ 5 ส. มาใช้พัฒนาการทำงาน ไม่ได้มุ่งพัฒนาจากระดับใหญ่ไปสู่ระดับเล็ก แต่เป็นการปลูกฝังความเข้มแข็งให้แก่จุดเล็กๆเพื่อไปเกื้อหนุนจุดใหญ่ หรือเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพเพื่อไปเกื้อหนุนองค์กร
            ถ้าจะถามว่าทำ 5 ส. เสียเวลาไหม ให้ตอบตรงๆ คงตอบได้ว่าเสีย แต่เสียไปน้อยกว่าที่จะได้กลับมา เช่นเริ่มสะสางทุกสิ่งทุกอย่างที่กองรวมกันอยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงานหรือที่บ้านก็ตาม อาจใช้เวลาค่อยๆจัดไป ให้เวลาสัก 1 อาทิตย์ แต่เมื่อเรียบร้อยแล้ว หากต้องการจะหยิบจะใช้อะไร ไม่ว่าจะเป็นของที่ใช้อยู่เป็นประจำและของที่ไม่ค่อยได้ใช้ จะสามารถหยิบได้ภายในเวลาไม่ถึงนาที ซึ่งจะแตกต่างกับปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดระเบียบ เราอาจจะหยิบของสักอย่างสองอย่างมาใช้ได้เร็วเพราะคุ้นว่าวางไว้ที่ไหน แต่บางอย่างเพราะไม่ค่อยได้ใช้ จะหาเท่าไรก็หาไม่เจอ ซึ่งเสียเวลาและเสียหายต่องานมากกว่าเสียอีก
            พูดง่ายๆ ว่า การทำ 5ส คือเปลี่ยนจาก "คุ้น ว่าเก็บไว้ตรงนี้" เป็น “แน่ใจว่าเก็บไว้ตรงนี้” เปลี่ยนจากคนที่ทำอะไรโดยอาศัยความเคยชินแต่เพียงอย่างเดียว เป็นคนที่ทำสิ่งต่างๆ ด้วยความมั่นใจ เพราะมีพื้นฐานความชัดเจนรองรับอยู่
            5 ส. จึงไม่ใช่การพัฒนาโต๊ะหรือห้องทำงานของพนักงาน แต่เป็นการพัฒนาตัวพนักงาน ดังนั้นจึงไม่แปลกที่จะกล่าวว่า การทำ 5ส คือแนวทางในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลแนวทางหนึ่ง และนำไปสู่แนวทางในการพัฒนาทรัพยากรอื่น ๆ ขององค์กรด้วยเช่นกัน

            ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนประการต่อมา คือแม้พนักงานเต็มใจหรือพร้อมที่จะทำ 5 ส. แต่กลับลงมือทำ 5 ส. กันอย่างผิดทาง กล่าวคือ การทำ 5 ส. ที่ถูต้องนั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายใด ๆ การที่หน่วยงานอ้างว่าทำกิจกรรม 5 ส.ไม่ได้ เพราะไม่มีงบประมาณนั้น แสดงให้เห็นว่ายังไม่เข้าใจกิจกรรม 5 ส.
            สาเหตุตรงนี้ ก็เนื่องมาจากบางหน่วยงานคิดว่าการทำ 5 ส. จะต้องทำให้เป็นระเบียบ ดูแล้วสวยงาม จึงมีการเปลี่ยนของที่ใช้อยู่เป็นของใหม่ เช่น หรือลงทุนทาสีห้องทำงาน ทำให้ต้องจัดงบประมาณเฉพาะเพิ่มขึ้น ซึ่งถือว่าเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องเป็นอย่างยิ่ง เพราะหลักของ 5 ส. คือต้องใช้ของเก่าให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด
            ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาในจุดนี้ หน่วยงานใดที่จะเริ่มทำ 5 ส. ต้องชี้แจงให้คนเข้าใจตรงกันว่า "การทำ 5 ส. ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายอยู่ที่ความใหม่ แต่อยู่ที่ความเรียบร้อย ประโยชน์ใช้สอยและความประหยัด"
           
นอกจากนี้ เพื่อให้การทำ 5 ส. เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องกำหนดมาตรฐานในการทำ 5 ส. ให้ชัดเจนเพื่อให้เกิดความสับสน โดยเฉพาะต้องกำหนดแนวทางในการทำ 3 ส. แรกให้เห็นรูปธรรมมากที่สุด ตั้งแต่กำหนดว่าบนโต๊ะควรจะมีอะไรอยู่บ้าง มีอุปกรณ์อะไรอยู่มากน้อยแค่ไหน ซึ่งต้องไม่เกิน 25 % ของพื้นที่โต๊ะ ในลิ้นชักต้องมีดินสอหรือปากกาจำนวนกี่แท่ง ซึ่งแล้วแต่ความจำเป็นของลักษณะงาน
            โดยมาตรฐานที่กำหนดขึ้นจะเป็นแนวทางที่มาจากส่วนกลาง และหลังจากแต่ละหน่วยงานทำความเข้าใจได้แล้วจึงประยุกต์ไปใช้กับลักษณะของหน่วยงานของตัวเอง อาทิ จะแบ่งพื้นที่ จะแบ่งสัดส่วนกันอย่างไร จะวางอะไรไว้ที่ไหนบ้าง จำนวนเท่าไร จัดเรียงแบบไหน ฯลฯ
    อีกประการที่ต้องระวังและต้องสร้างความเข้าใจ คือพวกพนักงานที่ “ขี้เกียจ” โดยเฉพาะไม่อยากมานั่งสะสาง พวกนี้จะใช้วิธีทิ้งหมดทุกอย่าง เพื่อให้เสร็จเร็ว ของที่ใช้หรือของที่จำเป็นจะถูกโยนลงถังโดยไม่รู้ตัว ตรงนี้จึงต้องกำชับว่า การทำ 5 ส. ไม่ได้มีเป้าหมายคือก้มหน้าก้มตาทิ้งแต่เพียงอย่างเดียว แต่คือการคัดการแยกหาของที่จำเป็นกับไม่จำเป็น ถ้าคุณทิ้งโดยไม่คิดผลเสียจะตามมาภายหลัง
            หากทุกคนเข้าใจการทำ 5 ส. ไปในทิศทางเดียวกันแล้ว การที่จะให้ 5 ส. เป็นแนวทางพื้นฐานในการพัฒนาองค์กรก็ไม่ใช่เรื่องยาก และจะเกิดผลดีตามมาอย่างมากมาย

 

ใครควรเริ่มทำ 5 ส. ก่อน

        การทำ 5 ส. เป็นงานที่ทุกคนต้องทำ ไม่แบ่งว่าเป็นระดับไหน และต้องทำไปพร้อมๆ กัน อย่างไรก็ตามสำหรับหน่วยงานที่ไม่เคย 5 ส. มาก่อน จุดเริ่มต้นอาจจะต้องมาจากข้างบน เป็นการดำเนินกิจกรรมในลักษณะจากบนลงไปล่าง (Top–Down) โดยต้องเป็นการกระตุ้นจากระดับบริหาร หรือระดับจัดการก่อน โดยเป็นกำหนดนโยบายและส่งเจ้าหน้าที่ดูแลเรื่องนี้โดยตรง เข้าไปดูแล แต่เมื่อถึงเวลาหนึ่ง หน่วยงานแทบจะไม่ต้องเข้าไปยุ่งเกี่ยวเลยด้วยซ้ำ คนที่รู้จุดมุ่งหมายของ 5 ส. จะสามารถดูแลตัวเองในการทำ 5 ส. ได้ตลอดไป และที่สำคัญลักษณะของกิจกรรมจะส่งผลย้อนกลับ คือจะเกิดผลดีกลับขึ้นไปต่อการบริหารและจัดการในภาพรวม เรียกว่าย้อนกลับขึ้นไปจากข้างล่างไปสู่ข้างบน (Bottom–up)
        สิ่งสำคัญในการลงมือทำกิจกรรม 5 ส. นั้น คือต้องทำอย่างต่อเนื่อง ทำให้เป็นความเคยชิน ประโยชน์จาการทำ 5 ส. ทั้งจากส่วนบนไปสู่ส่วนล่าง และจากส่วนล่างไปสู่ส่วนบน จึงจะปรากฏผลชัดเจน ซึ่งเราสามารถดูผลสำเร็จของชาวญี่ปุ่นเป็นตัวอย่าง ไม่ว่าจะเป็นระดับบุคคล ระดับองค์กร หรือระดับประเทศ 5 ส. เป็นสิ่งที่อยู่คู่กับการพัฒนาของพวกเขามาโดยตลอด
        ปัจจุบันถ้าเราไปถามคนญี่ปุ่นว่ารู้จัก 5 ส. หรือไม่ ส่วนใหญ่จะบอกว่าไม่รู้จัก ที่เป็นเช่นนั้นไม่ใช่ญี่ปุ่นไม่ได้ทำ 5 ส. แต่เป็นเพราะเขาทำจนกลืนกลายเป็นนิสัยส่วนหนึ่งของชีวิตแล้ว ซึ่งจากการทำ 5 ส. จนกลายเป็นนิสัยของชาวญี่ปุ่นนี้เอง เป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้ประเทศที่เป็นผู้แพ้ในสงครามโลกครั้งที่ 2 อย่างพวกเขา สามารถพัฒนาตนเองจนกลายเป็นมหาอำนาจทางเศรษฐกิจได้
        ที่กล่าวมาไม่ใช่เรื่องล้อเล่น แต่เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นจริง จากอดีตถึงปัจจุบัน องค์กรต่างๆ ทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่ในประเทศญี่ปุ่นใช้หลัก 5 S (หลักการ 5 ส. ในภาคภาษาญี่ปุ่น) เป็นหลักสำหรับวางรากฐานพัฒนาคน พัฒนาสภาพแวดล้อมในการทำงาน และพัฒนางานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ผู้บริหารเกือบทั้งหมด ไม่ลังเลที่จะเป็นตัวอย่างที่ดีในการทำ 5 ส. ให้พนักงานเห็น พนักงานเองก็เชื่อมั่นว่า นี่คือแนวทางที่ดีที่จะช่วยให้การทำงานของตนเองสำเร็จไปได้ง่ายขึ้น  5 ส.จึงเปรียบเสมือนจุดร่วมในองค์กร ที่ยึดเหนี่ยวให้ทั้งหมดก้าวหน้าไปในทิศทางเดียวกันในการพัฒนาคุณภาพและเพิ่มผลผลิต

 

จุดกำเนิดของ 5 ส.

      คงจะระบุได้ยากว่า แท้ที่จริงแล้ว 5 ส. เริ่มขึ้นครั้งแรกที่ไหนเมื่อไร แต่สันนิษฐานว่ามีมาตั้งแต่โบราณกาลแล้ว เพราะเรื่องการปลูกฝังระเบียบวินัยเป็นสิ่งที่มนุษย์ให้ความสำคัญเสมอมา ซึ่งจุดเริ่มต้นของ 5 ส. น่าจะมาจากทางตะวันตกก่อน แต่ที่เริ่มนำมาใช้อย่างชัดเจน คือในประเทศญี่ปุ่น โดยชาวญี่ปุ่นได้ปรับเปลี่ยนและประยุกต์แนวคิดของตะวันตกในเรืองการสร้างระเบียบวินัย และการเพิ่มผลผลิตให้มีความเหมาะสมกับวัฒนธรรมที่มีลักษณะเฉพาะมากยิ่งขึ้น
        การเกิดขึ้นของ 5 ส. ในญี่ปุ่นไม่ได้เกิดเป็น 5 ส. ในรูปแบบที่ชัดเจน แต่พัฒนามาจากแนวคิดในเรื่องการควบคุมคุณภาพ (Quality Control : QC) กล่าวคือญี่ปุ่นแพ้สงครามโลกครั้งที่ 2 กองกำลังฝ่ายสัมพันธ์มิตร โดยการนำของสหรัฐอเมริกาที่เข้ายึดครองญี่ปุ่น ได้เรียกร้องให้มีการักษาคุณภาพของชิ้นส่วนอุปกรณ์โทรคมนาคมที่ผลิตในประเทศญี่ปุ่น เพราะขณะนั้นสินค้าของญี่ปุ่นด้อยคุณภาพมาก จะนำมาประกอบใช้กับอะไรก็มักใช้ไม่ค่อยได้
            จากปัญหาดังกล่าวนี่เอง ทางอเมริกาจึงส่งผู้เชี่ยวชาญมาดูแลและให้ความรู้ในเรื่องการควบคุมคุณภาพสินค้าหรือคิวซี ซึ่งต่อมาหลักการที่ทางอเมริกานำมาเผยแพร่นี้เอง ที่กลายมาเป็นพื้นฐานที่ส่งให้ญี่ปุ่นกลับมาเป็นคู่แข่งที่น่ากลัวของตัวเองทั้งทางด้านเศรษฐกิจและด้านบุคคลากรในที่สุด
            การเข้ามาของแนวคิดในเรื่องการควบคุมคุณภาพหรือ QC ในระยะนั้นเป็นของใหม่สำหรับชาวญี่ปุ่น แต่บรรดาบริษัทต่างๆ กลับให้ความสนใจและเรียนรู้อย่างจริงจัง ซึ่งอาจเป็นเพระแนวคิดดังกล่าว สอดคล้องกับอุปนิสัยของคนญี่ปุ่นอยู่แล้ว การใช้ความรู้ดังกล่าวเข้ามาควบคุมคุณภาพสินค้า ไล่ไปตั้งแต่ขั้นตอนการออกแบบ การวิจัย การผลิต การจำหน่าย และการบริหารได้สร้างประสิทธิภาพให้กับการทำงานและสร้างผลกำไรแก่องค์การได้อย่างเด่นชัด จนในที่สุดญี่ปุ่นได้พัฒนาสิ่งที่รับมาจากคนอื่น ให้กลายเป็น QC ในแบบญี่ปุ่น และกลายเป็นกิจกรรมพัฒนาคุณภาพที่มีความซับซ้อนไป อาทิ กิจกรรมเพื่อคุณภาพแบบต่อเนื่อง (TQM) ที่มองการพัฒนาคุภาพโดยรวมของการทำงาน
            การทำ 5 ส. ปรากฏให้เห็นในช่วงที่ QC มีการพัฒนารูปแบบ กล่าวคือ หน่วยงานต่างๆ ต้องการแนวทางพื้นฐานที่เป็นเหมือนแรงผลักให้ผู้ปฏิบัติงานและสภาพแวดล้อมในการทำงานเอื้อประโยชน์ต่อกระบวนการผลิตมากที่สุด โดย QC เป็นหลักการที่มุ่งควบคุมที่ตัววัตถุมากกว่า ดังนั้นจึงมีผู้คิดค้นหลักการง่ายๆ ที่จะสนับสนุนกิจกรรม “รากฐาน” ที่มุ่งไปที่ตัวคนและสภาพแวดล้อม ซึ่งหลักการนั้นก็คือหลัก 5 ส. ที่ทางญี่ปุ่นเรียกว่า 5 S นั่นเอง.

 

5 ส.เข้ามาสู่ประเทศไทยได้อย่างไร

        สำหรับประเทศไทยนั้น บริษัทเอ็นเอชเค สปริง (ประเทศไทย) จำกัด เป็นบริษัทแห่งแรกที่นำกิจกรรม 5 ส. มาใช้ในช่วงปี พ.ศ. 2522 โดยตอนนั้นเรียกกันว่า 5 ส. ในครั้งแรกนั้น Mr.Shigemi Mmorita ประธานกรรมการบริษัทได้นำมาใช้เฉพาะ 3 ส แรก เพื่อเป็นพื้นฐานในการบริหารบริษัท จากนั้น ในปี พ.ศ.2524 จึงประกาศใช้ 5 ส. เป็นนโยบายในการบริหารงาน โดยให้ระดับผู้จัดการเป็นแกนนำ และสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5 ส. ให้บรรดาพนักงานทั่วๆ ไป
        จากนั้นในช่วงปี พ.ศ.2526 บริษัทสยามคูโบต้า อุตสาหกรรม จำกัด(กลุ่มบริษัทในเครือซีเมนต์ไทย) ได้นำ 5 ส. มาดำเนินการในโรงแรม และเผยแพร่ความรู้นี้ให้กับบริษัทที่สนใจ ทั้งบริษัทในเครือซีเมนต์ไทยและจากภายนอก ต่อมาวิศวกรและเจ้าหน้าที่ของบริษัทในเครือซีเมนต์ไทยได้ประชุมปรึกษาและบัญญัติศัพท์ โดยแปลงความหมายของคำ 5 s. เดิมในภาษาญี่ปุ่นมาเป็นภาษาไทยให้คล้องเสียงกันกับ 5 s. ประกอบด้วยสะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ และสร้างนิสัย เพื่อให้ง่ายต่อการจดจำและได้เผยแพร่กิจกรรม 5 ส. ไปยังบริษัทอื่น ๆ
        ทั้งนี้ การปิโตรเลียมแห่งประเทศไทย หรือ ปตท. เป็นอีกหน่วยงานหนึ่งที่นำหลักกิจกรรม 5 ส. มาใช้อย่างจริงจัง และสามารถปะยุกต์ให้เข้ากับลักษณะขององค์กรจนประสบความสำเร็จอย่างเห็นได้ชัด ทั้งๆ ที่เป็นองค์กรขนาดใหญ่มีโครงสร้างซับซ้อน และมีบุคลากรอยู่เป็นจำนวนมาก จึงน่าสนใจเป็นอย่างยิ่งที่จะนำ ปตท.มาเป็นตัวอย่างในการศึกษาหาความสำเร็จของการทำ 5 ส. โดยเฉพาะศึกษาถึงหลักหรือแนวทางที่ ปตท. สามารถนำกิจกรรม 5 ส. มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
        เมื่อจะพูดถึง 5 ส. ขั้นแรกที่จะพูดถึงก็คือ “ส” ทั้ง 5 ตัวนี้ ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ซึ่งกิจกรรม 5 ส. ไทยเราได้ดัดแปลงตัว “ส” ให้อดคล้องกับตัว “S” ที่เป็นอักษรตัวแรกของทุกองค์ประกอบหลักทั้ง 5 องค์ประกอบในกิจกรรมดังกล่าว กิจกรรม 5 ส. ในประเทศญี่ปุ่นกันเรียกว่า 5 S คือมีหลักในการปฏิบัติอยู่ 5 ประการ คือ

  1. Seiri    (สะสาง)

  2. Seiton (สะดวก)

  3. Seiso   (สะอาด)

  4. Seiketsu (สุขลักษณะ)

  5. Shitsuke (สร้างนิสัย)

        พิจารณาง่ายๆ จะเห็นว่า 3 ตัวแรกเป็นขั้นตอนการกระทำที่ส่งผลต่อวัตถุ ที่เราได้เข้าไปจัดการ ส่วน 2 ตัวหลังเป็นผลพวงจากการกระทำ 3 ตัวแรก แล้วเกิดเป็นประโยชน์ต่อตัวของเรา หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือเกิดผลต่อตัวบุคคลผู้กระทำกิจกรรม 5 ส. เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้น จึงขออธิบาย “ส” แต่ละตัวตามลำดับ

 

 “ส” แรก ให้สะสาง(Seiri)ของที่ใช้ได้กับใช้ไม่ได้

        เนื่องจากเป็น “ส” ตัวแรก และเป็น "ส"ที่ต้องอาศัยความตั้งใจในการลงมือทำอยู่สักหน่อย เพราะหลายคนคงไม่รู้จักจะเริ่มอย่างไร หรือมีสิ่งที่ต้องเริ่มทำมากจนสับสน ดังนั้นจึงต้องอธิบายกันให้ละเอียดสักเล็กน้อย
       
ความหมายของการ “สะสาง” คือ แยกให้ชัด สิ่งที่มันปะปนกันนั้นแยกออกไป ไปอยู่เป็นหมวดหมู่ สิ่งของเครื่องไม้เครื่องมือที่ไม่จำเป็นจะต้องไม่มีปรากฏอยู่ อันจะทำให้การทำงานหรือหยิบฉวยสิ่งที่จำเป็นมาใช้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เมื่อพิจารณาดูแล้วก็จะเหมือนกับการกำจัดปฏิกูลกองใหญ่ทิ้งไป แต่ในความเป็นจริงปฏิกูลดังกล่าวไม่ได้ถูกทิ้งไปจนหมดสิ้น แต่จะถูกแบ่งไว้ตามแต่ละประเภท บางอย่างยังเก็บไว้ใช้ได้ก็จะถูกนำไปรวบรวมไว้เป็นระบบ บางอย่างนำไปรีไซเคิลได้ บางอย่างนำไปจำหน่ายจ่ายแจกได้
        การสะสางนั้น หากได้กระทำตามขั้นตอนและวัตถุประสงค์ของตัวมันเองแล้ว จะเห็นว่าเกิดประโยชน์ในด้านของความสะดวกและรวดเร็ว รวมถึงเกิดประโยชน์แฝงที่มาจากการสะสาง นั่นคือ เราจะมีพื้นที่ว่าง (Space) ที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการเก็บของอื่นๆ หรือใช้ประโยชน์อื่นๆได้ด้วย ส่วนที่ไม่ต้องการจึงทิ้งไป หรือนำไปขายได้เงินกลับคืนมา กระทั่งจะเอาไปรีไซเคิลก็เป็นอีกทางหนึ่งที่ก่อประโยชน์ได้
            การรณรงค์ให้ประชาชนแยกขยะประเภทของกรุงเทพมหานคร ถือเป็นตัวอย่างหนึ่งของการนำเรื่องการสะสางมาใช้ได้อย่างชัดเจน ซึ่งเกณฑ์ในการแยกขยะอาศัยหลักง่ายๆ โดยจะแยกขยะเป็น 3 ประเภท คือ

1.ขยะที่สามารถนำกลับไปใช้ได้
2.ขยะที่เป็นของสด จะเน่าเปื่อยเมื่อถึงเวลา
3.ขยะอันตราย เช่น สารเคมี หรือวัตถุมีพิษ

        การแยกขยะด้วยวิธีดังกล่าวถือการทำ “สะสาง” อย่างหนึ่ง เพราะของที่ได้จาการสะสางบางส่วนสามารถนำกลับไปใช้ได้อีก บางส่วนใช้ไม่ได้ก็ต้องทิ้งไป ถ้าไม่มีการแยก ของที่ใช้ได้จะกลายเป็นของเสียโดยถาวร หรือเป็นขยะโดยที่ยังไม่ใช่ขยะนั้นเอง
            อย่างไรก็ตาม ปัญหาสำคัญที่สุดของขั้นตอนการสะสางนั้น ก็คือ “การเริ่มที่จะสะสาง” โดยเฉพาะกับคนที่วางกองสิ่งของไว้รอบตัวเต็มไปหมด จะรู้สึกลำบากกว่าคนที่มีการจัดระบบอยู่ก่อนแล้ว คนกลุ่มนี้จะปฏิเสธการทำ 5 ส. ด้วยเหตุผลอันนี้
ดังนั้นหน่วยงานที่ทำ 5 ส. ต้องสร้างความเข้ากับบุคคลผู้มีคุณสมบัติส่วนตัวอยู่มากและไม่ค่อยมีระเบียบให้ได้ว่า การสะสางนั้น จะลำบากก่อนในตอนแรกแล้วจะสบายในตอนหลัง
   
    ขณะที่มีคนอีกกลุ่มหนึ่งที่เป็นโรคเสียดาย คือของเก็บๆ ไว้นั้น ไม่อยากจะทิ้งกลัวว่า การทำการสะสางแล้วต้องทิ้งให้หมด ถ้าจะต้องนำมาใช้อีกแล้วจะเป็นยังไง จุดนี้ถูกต้องตรงที่การมองเห็นคุณค่าของสิ่งของทุกชิ้น แต่ต้องอย่าลืมว่าถึงเก็บเอาไว้ แต่เก็บไว้แบบรก ๆ หรือปนกันอยู่ ของที่มีประโยชน์ก็อาจจะหาไม่พบหรือปะปนจนเสียหาย แทนที่จะนำมาใช้ได้กลายเป็นต้องทิ้งไปเปล่า ๆ ในภายหลัง
        การสะสางไม่ใช่การทิ้งแต่เพียงอย่างเดียว แต่เป็นการ “คัด” เพื่อให้ได้สิ่งที่เหมาะสมที่สุดทุกอย่างมาวางเรียงไว้ในระบบความคิดของเรา คนที่จะเริ่มทำ 5 ส. ต้องเข้ใจพื้นฐานเป็นอันดับแรก

ที่นี้จุดสำคัญของขั้นตอนการสะสาง คือ

1.ผู้บริหารจะต้องกำหนดนโยบายให้ชัดเจนว่า อะไรคือของที่ไม่ต้องการ เพราะสิ่งสำคัญของการสะสางคือการแยกของที่ต้องการและไม่ต้องการออกจากกัน
2.ผู้บริหารต้องลงไปสัมผัสด้วยตาและมือของตนเอง เข้าไปตรวจสภาพความเป็นจริง เพื่อให้รับทราบว่า ที่ผู้บริหารคิดว่าไม่ต้องการนั้น พนักงานอาจเห็นเป็นสิ่งจำเป็น หรือที่ผู้บริหารอยากเก็บไว้แต่พนักงานอาจมองว่าเกินความจำเป็น และทำให้เสียพื้นที่ไป ตรงนี้ทั้ง 2 ฝ่ายต้องเปิดใจและแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน ซึ่งผลพลอยได้ที่จะตามมาที่สำคัญ คือจะสามารถกำหนดหรือวางแนวทางในการจัดหาเครื่องไม้เครื่องมือ หรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ตรงตามความต้องการ รู้ว่าควรจะให้อะไรไปมากน้อยเพียงใด ไม่ใช่ให้ไปวางไว้เฉย ๆ หรือเอาไปทิ้งในที่สุด

สรุป ได้ง่าย ๆ ว่าประโยชน์ที่จะได้จาการสะสางคือ

  1. สามารถทราบจำนวนของที่ยังใช้ได้ว่าเหลืออยู่อีกเท่าไร

  2. ประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บ เพราะไม่ต้องสิ้นเปลืองพื้นที่เพื่อเก็บขยะหรือของที่ไม่ใช้แล้ว

  3. ไม่ก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการใช้ของ

พนักงานที่ได้ปฏิบัติการ “สะสาง” แล้ว ผลที่ได้รับนอกจากจะช่วยขจัดความสิ้นเปลืองของวัสดุ ของการใช้พื้นแล้วที่สำคัญคือจะสามารถช่วยองค์กรลดการจัดหาสถานที่จัดเก็บของลงได้ ทั้งพวกโต๊ะตู้เอกสาร ชั้นวางของแม้กระทั่งไปช่วยลดสต็อกสินค้า หรือสินค้าในระหว่างการผลิตได้ด้วย

 

“ส” ที่ 2 คือ สะดวก(Seiton) หยิบก็ง่าย หายก็รู้ ดูก็งามตา

        เป็นขั้นตอนที่ต่อเนื่องจากการทำสะสางสิ่งของ กล่าวคือ เป็นขั้นตอนที่จัดสิ่งของที่ทำการสะสางให้มีระเบียบ ทั้งนี้เพื่อให้ง่ายในการใช้สอย ในขั้นตอนนี้เราอาจจะแยกของที่ได้จาการสะสางเป็นหมวดหมู่ เป็นประเภทโดยอาจจะเก็บของที่ใช้บ่อยๆ ไว้ใกล้ตัว หรือเขียนป้ายติดไว้ เพื่อนำมาใช้สอยได้ง่าย ประโยชน์อีกอย่างหนึ่งของขั้นตอนนี้ คือสิ่งที่เก็บไว้จะดูเรียบร้อยดูสบายตา ถ้าหายหรือถูกเคลื่อนย้ายก็จะสังเกตได้ง่าย
       ถ้าการ “สะสาง” คือเพื่อคัดเพื่อแยก ในขั้นของ “สะดวก” ก็คือการจัดให้เป็นระบบระเบียบเพื่อนำมาใช้ได้ง่ายๆ เหมือนกับที่ชาวญี่ปุ่นเปรียบเทียบไว้ว่าเหมือนกับ “เจ้าสาวที่มีหีบไม้เก็บของ อันแสนสะสะดวกสบายอย่างมากในการขนย้ายไปบ้านสามี และหยิบออกมาใช้ได้ทันทีที่ไปถึง”
        เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนของแนวคิดการทำขั้นตอน “สะดวก” นั้น สามารถดูได้จากนิสัยการถอดรองเท้าของคนญี่ปุ่น ตามธรรมดาส่วนใหญ่แล้วคนญี่ปุ่นเวลาจะเข้าบ้าน ไม่ว่าจะเป็นของตัวเองหรืออาคารสถานที่อื่นๆ เขาจะถอดรองเท้าแล้วเรียงไว้เป็นคู่ของตนโดยหันหน้าออกสู่ทางด้านนอก เพื่อความเป็นระเบียบและสะดวกในการสวมใส่อีกครั้งตอนที่จะออกไปข้างนอก
        ในทางกลับกัน คนไทยไม่ว่าจะอยู่ที่บ้านหรือไปสถานที่แห่งไหนก็ตาม การถอดรองเท้าจะไม่เป็นที่เป็นทาง บางครั้งไม่ได้เรียงเป็นคู่ด้วยซ้ำไป หรือดีหน่อยก็จะเรียงเป็นคู่แต่หันหน้าเข้าตัวอาคาร พอตอนออกจะใส่อีกครั้ง ที่ไม่เรียงไว้หาคู่ของมันไม่เจอ และที่เรียงไว้หันหน้าเข้าใน ก็จะต้องกลับตัวเพื่อใส่รองเท้า และกลับตัวอีกครั้งเพื่อเดินออกไป เป็นการวุ่นวายโดยใช่เหตุ
ตรงนี้แสดงให้เห็นว่า แม้กระทั่งเรื่องเล็กน้อยหากไม่ทำให้เป็นระบบก็ทำให้เสียเวลาได้ และหากเป็นเรื่องใหญ่ ๆ ระดับองค์กรหรือระดับหน่วยงาน ผลที่ตามมาจะยิ่งมากมายเพียงใด
ทั้งนี้วิธีปฏิบัติขั้นตอน “สะดวก” นี้ ก็ไม่ได้ซับซ้อนอะไร ที่สำคัญคือนำออกมาใช้ได้ง่าย โดยวิธีปฏิบัติพื้นฐานจะประกอบไปด้วย

  1. จัดแยกของที่ใช้งานออกเป็นประเภทต่างๆ

  2. เมื่อแยกประเภทแล้ว ให้จัดเก็บให้เป็นระเบียบ

  3. อาจติดป้ายแสดงว่าเป็นของประเภทใด ทั้งนี้อาจรวมถึงคุณสมบัติน้ำหนัก และวันหมดอายุการใช้งาน (ถ้ามี)

       จุดสำคัญของขั้นตอน “สะดวก” คือการจัดระบบ ไล่ตั้งแต่การกำหนดที่วางให้แน่ชัด ของแบบใดควรจะอยู่ตรงไหน ซึ่งต้องกำหนดอย่างสมเหตุสมผล ของที่ใช้กับงานแบบหนึ่งอาจตกแตกเสียหายได้ง่าย อาจต้องกันไว้ในมุมที่หลีกเลี่ยงการกระทบกระแทกได้ ของอะไรที่ไว้ใกล้กันจะทำให้อีกอย่างเสียหาย ก็ต้องแยกกันห่างๆ
            อีกสิ่งหนึ่งไม่ควรจะมองข้ามในการทำขั้นตอน “สะดวก” คือการทำแผนผังรวม สำหรับกำหนดแนวทางในการจัดวาง ซึ่งจะแสดงสถานที่วางสิ่งของหรือเครื่องมือ เพื่อจะสามารถรวบรวมสิ่งของที่ต้องการมาไว้ในที่เดียวกันได้และแผนผังนี้ควรแสดงลำดับการรวบรวมสิ่งของด้วยวิธีง่ายๆ และใช้เวลาน้อยที่สุด และต้องตรวจสอบเพื่อให้เห็นจริงว่า ทุกคนปฏิบัติได้ตามเป้าหมายและแนวทางที่วางไว้ การทำขั้นตอนสะดวกก็จะส่งผลในแง่คุณภาพ ประสิทธิภาพและความแลความปลอดภัยได้ชัดเจนยิ่งขึ้น
            พนักงานที่ได้รับปฏิบัติขั้นตอนสะดวกแล้วผลที่จะได้รับอย่างเห็นได้ชัดคือพวกเขาจะเสียเวลาในการค้นสิ่งของ เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ น้อยลงของไม่หายและตรวจสบความคงอยู่ของสิ่งของได้ง่าย ที่สำคัญ “เวลา” ที่เคยใช้ไปในการค้นหาจะได้กลับคืนมาเป็นเวลาที่นำไปใช้ในการทำงานได้มากขึ้น

 

“ส” ที่ 3 ต้อง สะอาด(Seiso) เพื่อความพร้อมในการทำงาน

        จากสองขั้นตอนแรก จะสืบเนื่องมายังขั้นตอนนี้ คือเมื่อทำการสะสางแล้วแบ่งแยกเพื่อความสะดวกแล้ว ตรงนี้จะง่ายในการนำมาทำความสะอาด ที่กล่าวมาอาจมีคนสงสัยว่า ทำไมเราไม่เริ่มจากการทำสะอาดก่อนถึงมาทำการสะสาง ถ้าทำเช่นนั้น คือทำความสะอาดก่อน เราจะต้องมานั่งทำความสะอาดขยะคือของที่จะไม่ใช้หรือจะต้องทิ้งไปพร้อมๆ กับของที่เราจะเก็บเอาไว้ด้วย อย่างนี้แทนที่จะใช้เวลาได้อย่างมีประโยชน์ กลับมาเสียเวลากับเรื่องไม่จำเป็นไปแทน
            หรือหากจะถามอีกว่าทำไมต้องทำความสะอาดด้วย ในเมื่อสะสางจนเกิดความสะดวกในการใช้สอยแล้ว จุดสำคัญของชั้นตอนการสะสางคือ ความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมานั้น จะทำให้สถานที่ทำงานน่าอยู่ น่าทำงาน และมีผลอย่างมากในการทำให้ผู้ทำงานอยู่ในสถานที่นั้น สภาพแวดล้อมสะอาด จิตใจของคนที่ทำงานอยู่ก็ปลอดโปร่ง สดชื่น และกระตือรือร้นที่จะปฏิบัติหน้าที่อย่างเต็มกำลัง
            มีเรื่องเล่ากันว่า ในการตรวจการทำ 5 ส. ของอาจารย์ชาวญี่ปุ่นครั้งหนึ่ง อาจารย์พบว่า ขอบบนของรูปภาพโชว์ตามฝาผนังมีฝุ่นเกาะอยู่มาก จึงบอกเจ้าของพื้นที่ว่าสกปรกและจะต้องปรับปรุง พนักงานเจ้าของพื้นที่จึงโต้แย้งว่า ขอบรูปดังกล่าวอยู่ในส่วนที่มองไม่เห็นไม่น่าที่จะต้องเป็นประเด็นในการตัดสินในการประกวด อาจารย์จึงต้องยกตัวอย่างในการอธิบาย

อาจารย์ญี่ปุ่น “คุณ ใส่กางเกงในหรือไม่”
เจ้าของพื้นที่ “ใส่”
อาจารย์ญี่ปุ่น “แล้วคุณเปลี่ยน หรือซักกางเกงในของคุณบ้างหรือไม่”
เจ้าของพื้นที่ “ก็ต้องซัก หรือเปลี่ยนซิคะ”
อาจารย์ญี่ปุ่น  “อ้าว ! คุณต้องเปลี่ยนทำไมล่ะ? ก็เมื่อมันอยู่ข้างใน ไม่มีคนเห็น ก็ไม่จำเป็นต้องซัก หรือเปลี่ยนให้ยุ่งยากไม่ใช่”
เจ้าของพื้นที่ “……..”

        อุทาหรณ์ข้างต้น เป็นตัวอย่างที่ดีมาก ชี้ให้เห็นว่า ถึงแม้บางจุดเรามองไม่เห็น ก็มีส่วนสำคัญที่จะต้องทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ เพื่อสุขภาพที่ดีสำหรับเรานั่นเอง

        นอกจากนี้ อานิสงส์สำคัญของการทำความสะอาดที่เกิดขึ้นตามมาก็คือ เป็นการตรวจสอบของเครื่องไม้เครื่องมืออุปกรณ์ต่างๆอย่างใกล้ชิด ทำให้รู้ถึงข้อบกพร่องที่มีอยู่ ซึ่งปรกติข้อบกพร่องเหล่านั้นมักจะถูกมองผ่านไป หรือไม่ถูกสังเกตพบ

    โดยแนวปฏิบัติง่ายๆของขั้นตอนการทำความสะอาดไม่มีอะไรมาก คือ

  1. ปัดกวาดเช็ดถูทุกวัน

  2. มุ่งแก้ไขปัญหาในเรื่องฝุ่นผง ซึ่งเป็นต้นตอของการเสื่อมสภาพของวัสดุอุปกรณ์หลายประเภท

  3. ยึดมั่นเสมอว่าไม่มีขยะ ยังไงก็ไม่เลอะเทอะ

    ซึ่งหลักปฏิบัติง่าย ๆ ในข้างต้น ต้องครอบคลุมถึงความสะอาดอย่างแท้จริงในทุกหนทุกแห่ง ผลที่ตามมานอกจากผลในแง่จิตใจแล้ว ความปลอดภัยในการทำงานจะยิ่งมากขึ้นไปด้วย เพราะหลายครั้งที่เครื่องมือต่างๆ ชำรุดขัดข้อง หรือทำงานเพี้ยนไปจากเดิม เนื่องจากความสกปรกหรือการเข้าไปอุดตันของฝุ่นละออง ซึ่งอาจก่อให้เกิดอันตรายต่อผู้ปฏิบัติงานได้

ให้ระลึกไว้ว่าการรักษาความสะอาดจะเกิดผลดีกับ 3 ส่วน

  1. กับคน คือปลอดภัย ไม่ผิดพลาด

  2. กับเครื่องจักร คือเที่ยงตรง ยึดอายุการใช้งาน และป้องกันสภาพแวดล้อมเป็นพิษ

  3. กับผลิตภัณฑ์ คือช่วยขจัดปัญหาสนิม เพิ่มคุณค่าในการใช้งาน และลูกค้าเชื่อถือ

 

“ส” ที่ 4 คือถูกสุขลักษณะ(Seiketsu) เพื่อความแจ่มใส สุขกายสุขใจ

           เราพูดถึง 3 ส แรก ซึ่งเป็นการกระทำต่อวัตถุสิ่งของไปแล้ว “ส” ตัวที่ 4 คือสุขลักษณะ เป็นผลพวงจาการทำ 3 ส ที่ผ่านมา คือเมื่อเรากำจัดขยะที่ไม่ใช้ออกจากของที่เราใช้แล้วย่อมเกิดความสะดวกในการใช้สอบ และเมื่อทำความสะอาดสิ่งของเหล่านั้นย่อมทำให้คุณภาพในชีวิติทั้งร่างกายและจิตใจของผู้ใช้สิ่งของดีขึ้น ไม่ต้องสัมผัสหรือจับต้องของสกปรก คือเป็นการสร้างสุขลักษณะที่ดี
       
    กล่าวง่ายๆ ได้ว่า สุขลักษณะที่ดีของพนักงานจะเกิดขึ้นเพราะ 3 ส แรก ซึ่งจะส่งผลย้อนกลับไปให้มีการหมั่นรักษา 3 ส ที่กล่าวมาย่างสม่ำเสมอ “ส” ตัวนี้จึงเป็นเรื้องของนิสัยเป็นหลัก เหมือนการอาบน้ำที่เป็นสุขลักษณะที่ดีต่อเรา เป็นการเอาของเสียออกจากร่างกายของเราวิธีหนึ่ง เราเห็นว่าการอาบน้ำนั้นสำคัญและจำเป็นหรือเปล่า การทำ 5 ส. ในส่วนของสร้างสุขลักษณะก็เหมือนกัน ถ้าเราไม่เห็นความสำคัญหรือความจำเป็นในการกระทำแล้ว เราก็ไม่ต้องอาบน้ำทุกวันนั้นเอง
           
เรื่องของสุขลักษณะนั้น เป็นเรื่องที่มุ่งเน้นพฤติกรรมของคนเป็นหลัก โดยที่ทุกคนจะต้องช่วยกันสร้างที่ทำงานให้มีสภาพและบรรยากาศที่มีลักษณะก่อให้เกิดความสุขทั้งกายและใจทุกคน ปราศจากสิ่งรบกวนต่างๆ อันจะมีผลกระทบต่อสมาธิในการทำงาน โดยมุ่งผลดีที่มีต่อประสาทสัมผัสทั้ง 3 คือ

1.ตา – ดูแลแล้วสบายตา ซึ่งจะเกิดได้ต้องทำสะสาง สะดวก สะอาด ให้เรียบร้อยอย่างมีระบบและได้รับความร่วมมือจากทุกระดับก่อน
2.จมูก – อากาศทีหายใจเข้าไปต้องไม่ทำลายหรือเป็นอันตรายต่อสุขภาพ และต้องปราศจากกลิ่นอันไม่พึงประสงค์
3.หู – เสียงต่างๆ ในทีทำงาน ต้องเป็นเสียงที่ไม่รบกวนสมาธิในการทำงาน

            จุดสำคัญที่สุดของการรักษาสุขลักษณะในที่ทำงานนั้น คือความร่วมมือของทุกๆ ฝ่าย ไล่ตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงระดับล่างที่ต้องช่วยกันดูแลช่วยกันปฏิบัติ ซึ่งหลักปฏิบัติง่ายๆ ที่ต้องช่วยกันทำก็คือทำสะสาง สะดวก และสะอาดอยู่เป็นนิจ และหาทางปรับปรุงปฏิบัติ 3 ส แรกอยู่เสมอ
            อย่าลืมว่า “ส” ตัวนี้เป็นเรื่องของนิสัยที่นำไปสู่พฤติกรรมที่ดี และเมื่อเป็นเรื่องของนิสัยแล้ว ถ้าเกิดขึ้นจะอยู่อย่างคงทน และถ่ายทอดให้กันได้ ดังนั้นหากพนักงานในองค์กรถูกปลูกฝังจนเกิดนิสัยรักสุขลักษณะแล้ว เราจะสามารถมั่นใจได้มากขึ้นว่า พวกเขาจะทำ 5 ส. ด้วยตัวเขาเอง และไม่ต้องมีคนมากระตุ้น นอกจากนี้ ยังอาจชักนำให้คนอื่นหันมาปรับเปลี่ยนนิสัยและพฤติกรรมตามไปด้วยก็ได้

 

“ส” ที่ 5 สร้างนิสัย(Shitsuke) ให้รักที่จะทำ 5 ส.

        เราลองพิจารณารากศัพท์ของตัวอักษรจีนในภาษาญี่ปุ่นของคำว่า “Shitsuli” กันก่อน คำนี้จะมีอยู่ 2 ความหมาย ความหมายแรกคือการใช้เข็มเย็บผ้าในขั้นตอนลองตัวก่อนจะมีการเย็บจริง แต่อีกความหมายหนึ่งคือการฝึกรักษากฎเกณฑ์ที่ตกลงกันไว้ให้เป็นนิสัย คำว่า “Shitsuke” ที่ใช้ใน 5 ส. จะหมายถึงความหมายที่ 2 เป็นการสร้างนิสัยซึ่งเชื่อมโยงมาจาก “ส” ตัวอื่นๆ ที่กล่าวมาทั้งหมด
   
    กล่าวคือ “ส” ตัวนี้มุ่งไปที่การสร้างระเบียบวินัย สร้างนิสัยที่ดีให้เกิดขึ้นเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการทำ 5 ส. เป้าหมายสำคัญของขั้นตอนนี้คือให้ผู้ปฏิบัติรักที่จะกิจกรรม 5 ส. อย่างเต็มที่ เพราะการทำกิจกรรม 5 ส. ไม่ใช่การทำครั้งเดียวแล้วเลิกหรือคิดว่าเพียงพอแล้ว เพราะถ้าเป็นอย่างนั้น ทุกอย่างก็จะย้อนกลับไปอยู่ในสภาพเดิมได้ หรือเหมือนไม่ได้ทำอะไรเลย ดังนั้นการสร้างนิสัยให้รักที่จะทำ 5 ส. จึงเป็นสิ่งจำเป็น หรืออาจกล่าวได้ว่าถือว่าเป็นสิ่งที่จำเป็นที่สุดในการทำ 5 ส. ก็ว่าได้
        เรื่องการสร้างนิสัยเป็นเรื่องศิลปะเฉพาะตัวของแต่ละบุคคล บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างง่าย บางคนก็สร้างยาก แต่เมื่อนิสัยความเป็นระเบียบที่เกิดจากการปฏิบัติ 5 ส. ได้กลายเป็นความเคยชินของบุคคลไปแล้ว ไม่ว่าเขาจะอยู่ที่สำนักงานหรือที่บ้านก็จะมีระเบียบโดยไม่รู้ตัว เมื่อกลับถึงบ้าน ก็ยังนำ 5 ส. ติดตัวไปใช้ เช่น แยกขยะที่บ้าน จัดของใช้ให้อยู่ในหมวดหมู่ของมันเอง หรือเวลาขับรถ ต้องคาดเข็มขัดนิรภัยทุกครั้งที่รถขับเคลื่อนออกไปเป็นต้น
        ในการสร้างพนักงานให้เป็นคนมีระเบียบวินัยนั้น จะต้องฝึกอบรมให้พนักงานมีความรู้ ความเข้าใจต่อกฎระเบียบมาตรฐานการทำงานต่างๆ เพื่อให้สามารถปฏิบัติจนเป็นนิสัย
        จุดสำคัญของขั้นตอนการสร้างนิสัย คือ

  1. การสร้างนิสัยเป็นเรื่องสำคัญ ซึ่งจะช่วยพัฒนาให้พนักงานปฏิบัติขั้นตอน สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ จนกลายเป็นเรื่องติดตัวและปฏิบัติเป็นประจำโดยไม่มีใครมาบังคับ

  2. หน่วยงานต้องตอกย้ำเรื่อนี้อยู่เสมอและให้มีความต่อเนื่องในกิจกรรม

  3. ควรมีการประชุมแลกเปลี่ยนความคิดเห็นของระดับต่างๆ เพื่อหาแนวทางและพูดคุยถึงปัญหาที่เกิดขึ้น อันจะนำไปสู่การกำหนดเทคนิควิธีเหมาะสมกับแต่ละหน่วยงานมากที่สุด

         อย่างไรก็ตาม เป็นหน้าที่ของทุกคนที่ทำงานที่ต้องช่วยกันสร้างจิตสำนึกที่ถูกต้องในการปรับปรุงสภาพแวดล้อมและบรรยากาศในการทำงานให้สดใส มีชีวิตชีวา และให้พนักงานได้มีส่วนในการพัฒนาคุณภาพและประสิทธิภาพให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น
         หากทุกคนรักที่จะทำ 5 ส. ผลที่พนักงานและหน่วยงานจะได้รับก็คือ มาตรฐานที่ดีในการทำงาน สภาพแวดล้อมที่ดีขึ้น ตลอดจนสร้างความน่าเชื่อถือและไว้วางใจของลูกค้าได้ และที่สำคัญ การรักที่จะทำ 5 ส. ย่อมหมายถึงพนักงานจะรักที่จะทำกิจกรรมอื่นที่เอื้ออำนวยต่อการเพิ่มผลผลิตต่อไป

 

5 ส. คือมาตรฐานการทำงานและความภาคภูมิใจ

            มีความเชื่อกันว่าสถานที่ทำงานและโรงงานที่เป็นระเบียบเรียบร้อย จะส่งผลให้เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อยในการผลิตด้วย หากการควบคุมการผลิต การบำรุงรักษา การประกันคุณภาพ หรือการวางแผนงานในโรงงานไม่เหมาะสม ก็จะมีปัญหาต่างๆ เกิดขึ้นมากมาย โรงงานก็จะมีสภาพรกรุงรัง ไม่มีความเป็นระเบียบ
            ในทางตรงข้ามกันโรงงานที่สะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย จะพบว่าจำนวนครั้งที่เครื่องจักรเสีย หรืออัตราของเสียจะต่ำกว่าโรงงานที่ไม่เป็นระเบียบ รวมทั้งปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นก็จะได้รับการแก้ไขได้ง่ายและทันท่วงที
        เคยมีการแบ่งโรงงานออกเป็น 3 ประเภท คือโรงงานชั้นที่ 3 คนในโรงงานต่างคนต่างทิ้งเศษสิ่งของ โดยไม่มีการทำความสะอาด ขณะที่โรงงานชั้น 2 ต่างคนต่างทิ้งเศษสิ่งของ แต่มีอีกกลุ่มหนึ่งทำความสะอาดให้ ส่วนโรงงานชั้นที่ 1 นั้นไม่มีใครทิ้งเศษสิ่งของ และทุกคนจะช่วยกันดูแลรักษาความสะอาด เมื่อพนักงานฝึกทำกิจกรรม 5 ส. อย่างต่อเนื่องจนเกิดเป็นนิสัย สถานที่ทำงานหรือโรงงานก็สามารถก้าวเป็นหน่วยงานหรือโรงงานชั้นที่หนึ่งได้ ความร่วมมือร่วมใจของพนักงานก็จะดีขึ้น ไม่เฉพาะภายในพื้นที่นั้น แต่รวมถึงหน่วยงานทั้งหน่วยงาน
            การจัดการให้เกิดความเป็นระเบียบร้อยในสถานที่ทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ทุกคนในหน่วยงานจำเป็นต้องกระทำ เพื่อสร้างสรรค์ให้ทุกคนที่ทำงานอยู่มีความภาคภูมิใจในหน่วยงานของตน กิจกรรม 5 ส. มีหลักการง่ายๆ ว่า “ให้มีที่สำหรับของทุกสิ่ง และของทุกสิ่งก็ต้องอยู่ในที่ของมัน”
(A place for everything , and everything in its place)
       
    กิจกรรม 5 ส. จะช่วยพัฒนาสำนึกในเรื่องการปฏิบัติงานให้ดีขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานผู้ซึ่งมีความภาคภูมิใจในสถานที่ทำงานของตนจะสามารถผลิตสินค้าและบริการที่มีคุณภาพสูงขึ้นด้วย
            อาจกล่าวได้ว่า การจัดให้มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงาน โดยใช้หลัก 5 ส. เป็นก้าวแรกของการบริการที่จะนำไปสู่การปรับปรุงการปฏิบัติงานในหน่วยงาน อันช่วยเพิ่มผลผลิตให้สูงขึ้น เพิ่มศักยภาพและความมีคุณภาพของทรัพยากรบุคคลและเพิ่มขีดความสมารถในการแข่งขันในโลกธุรกิจได้ในที่สุด